ADMINISTRATIVO/A DEL ÁREA DE PERSONAS, DATOS E INFORMES - Delegación de Euskadi

Objetivo del puesto:

Proporcionar apoyo administrativo a las áreas de desarrollo, gestión de personas, control y justificación de costes de personal; con el fin de contribuir con el resto del equipo al cumplimiento de las obligaciones tanto laborales, como fiscales derivadas de la relación laboral de los colaboradores, así como por el desarrollo profesional individual y de los equipos.  Además de apoyar el correcto funcionamiento de las bases de datos de la entidad para su captura, tratamiento y transmisión de información, con el fin de  gestionar de manera eficiente toda la información de los usuarios de CEAR.

Funciones principales:

Apoyar la realización de funciones administrativas del área de Desarrollo de Personas de la delegación: 

• Llevar a cabo acciones de soporte administrativo del proceso de formación: apoyo en la búsqueda de proveedores externos, logística de los cursos internos y externos; realización de convocatorias, reserva salas, disposición de equipos y materiales necesarios para su realización, gestión de los listados de asistencia y evaluaciones de los cursos, control y seguimiento de las facturas y su respectivo archivo 
• Gestionar el proceso administrativo para la implementación y la justificación de las subvenciones de formación y formación bonificada a través de FUNDAE.
• Centralizar la interlocución con proveedores para llevar a cabo el seguimiento de facturación y pagos, en coordinación con el área de contabilidad. 
• Dar apoyo administrativo al proceso de selección: Hacer seguimiento, gestión y publicación de ofertas de empleo (tanto a través de la herramienta de selección interna, como en plataformas de reclutamiento externo). Apoyo en criba curricular en aquellos casos en que sea necesario y Citacion de candidatos para entrevistas
• Dar suporte administrativa a la del sistema de evaluación del desempeño conforme a los objetivos y directrices del área.   

Apoyar con la realización de funciones administrativas al área de Gestion de Personas:  

• Apoyar la gestión del proceso de contratación y movimientos internos y la correcta afiliación, comunicaciones a la seguridad social y cotizaciones de los trabajadores de la organización (altas, bajas, contratos laborales, finiquitos, variaciones, maternidades, apertura y cierre de centros de trabajo, etc). Controlar y hacer seguimiento de las IT y AATT.    
• Apoyar administrativamente los procesos de auditorías internas, justificaciones, requerimientos, entre otros, proporcionando la documentación requerida del archivo digital y físico.  
• Administrar el aplicativo de control de presencia de la delegación, parametrizando cambios en el sistema, proporcionando soporte, asesoría y formación a los profesionales en su uso, actualización de altas y bajas; teniendo en cuenta para ello la diversidad de equipos, centros y servicios en los que la delegación desempeña su labor.  

Apoyar la gestión de la documentación mínima obligatoria del personal (Aptitudes, Información, Formación, etc.) requerida en el Plan de Prevencion de Riesgos laborales de la delegación, además de velar por la entrega de los equipos de protección personal.  

• Apoyar documentalmente ante inspecciones de trabajo, auditorías externas.  
• Gestionar y mantener el archivo digital y físico.
• Extraer y velar por la correcta realización de los registros necesarios en las bases de datos de CEAR, CEARNET, SIRIA y otras
• Recopilar y explotar la información estadística para la generación de informes estadísticos.   
• Clasificar información y detectar y realizar las correcciones oportunas en el formato de destino.  
• Asegurar el correcto almacenamiento y las medidas de seguridad de la información grabada.   
• Cotejar la información recogida en las bases de datos con la reflejada en las tablas de justificación económica y en la contabilidad.